ECDL 4-3.
Di Giuseppe Servidio


modulo 4 lezione 3

Scambiare documenti

Parliamo ora della diffusione di documenti salvati in formato diverso. Gi  ho spiegato come sia possibile scegliere la modalit di salvataggio di una cartella
di lavoro dalla casella "Tipo file" presente nella finestra "Salva con nome". Se, ad esempio, un nostro corrispondente a cui vogliamo mandare una cartella
di lavoro che abbiamo creato, non dispone di Excel 97 ma di una versione precedente del programma, dovremo inviargliela salvandola nella versione corretta,
altrimenti non sar in grado di aprirla. ricordo come fare: si deve richiamare "Salva con nome" dal men "File" e, nella finestra con lo stesso titolo,
oltre ad impostare, nella casella "Salva in", la cartella in cui vogliamo salvare il file, si deve scrivere il nome del file ed impostare, nella casella "Tipo
file", il tipo che si desidera: ad esempio, "Excel 95". Poi, premere INVIO. Analizziamo sempre con calma i tipi di file disponibili per decidere quale usare
per il salvataggio. Dipender da questo la possibilit di inviare alla persona il file corretto.

Esaminiamo ora i modelli. Essi sono dei file Excel che sono stati costruiti per ripetere uno schema, e quindi sono un grosso aiuto per ripetere delle operazioni.

Supponiamo di aver creato un foglio di lavoro Excel sul quale, per esempio, voglio annotare tutti i mesi una serie di dati su cui debbo poi fare dei calcoli
magari anche particolarmente complessi. Questo foglio andr anche stampato, quindi dovr curare l'intestazione e inserire un logo aziendale.

Creare questa cartella di lavoro richieder un po' di tempo e, sicuramente, molta cura. Per il primo mese quindi, diciamo gennaio, va tutto bene. Ma a febbraio
cosa succeder? Dovr rifare la cartella di lavoro? Dovr prendere la cartella di gennaio e modificare tutto adattando i dati a febbraio? Molte persone
agiscono in quest'ultimo modo, ma Excel ci mette a disposizione i modelli.

Vediamo come fare per crearne uno. Preparer una cartella di lavoro inserendovi tutto quanto  fisso: stile, formattazione, intestazioni e formule. Mancheranno
soltanto i dati, che sono variabili e quindi devono essere aggiunti ogni volta. Poi dovremo salvare il file specificando ad Excel che non si tratta di
una cartella di lavoro qualsiasi, ma di qualcosa che potr servire tante volte: di un modello, appunto. Excel riconoscer un modello dall'estensione che
 .XLT. Inoltre i modelli, di solito, vengono salvati in una particolare cartella, presente nella cartella MICROSOFT OFFICE chiamata, appunto MODELLI.
Troveremo nell'elenco dei tipi di file di cui abbiamo appena parlato, la scelta "Modello di Microsoft Excel" che si dovr selezionare prima di premere INVIO
quando si salver un file modello. Appena scelto questo tipo di file, si trover gi impostata, nella casella "Salva in", la cartella "Modelli".

Se si andr ad esaminare, sempre con TAB, il suo contenuto, vi troveremo tanti modelli: documenti, database, telefax, outlook, pagine web, presentazioni, promemoria,
pubblicazioni ecc.

Naturalmente non abbiamo un vero modello da salvare, e quindi chiedo di non eseguire completamente questa operazione. Consiglio per di dare sempre
al modello un nome chiaro, perch possiamo essere sempre in grado di capire di cosa si tratta.

Ma come si fa a richiamare un modello per utilizzarlo in futuro? Semplice. Abbiamo gi provato a creare una nuova cartella di lavoro. Quando lo abbiamo
fatto, abbiamo usato il comando "Nuovo" presente nel men "File". Nella finestra "Nuovo", etichetta "Generale", se ben ricordiamo, era indicato solo "Cartella
di lavoro di Microsoft Excel". Se avessimo creato uno o pi modelli, li troveremmo indicati l, e se ne potrebbe richiamarne uno posizionandoci con le frecce
su di esso e premendo INVIO. L'icona dei modelli che creiamo  diversa da quella del modello cartella di lavoro. Essa infatti rappresenta un pacchetto
di fogli con sopra l'icona di Excel, mentre quella standard  un foglio con l'angolo ripiegato e sopra l'icona di Excel. Questo lo dico per completamento dell'informazione.

Per tornare al nostro esempio, quindi, potremmo chiamare il modello "dati annuali" e si potrebbe richiamarlo ogni mese ed utilizzarlo semplicemente inserendo
i dati del mese che ci serve, senza dover rifare tutto il guscio che li contiene.

Un altro modo per diffondere documenti, ormai diffusissimo,  il WEB. Ormai tutti i programmi consentono di preparare documenti che possono essere pubblicati
sul WEB. Excel non  da meno, perch permette di preparare cartelle di lavoro che possono essere pubblicate in formato HTML.

Descriver molto brevemente i passaggi necessari per ottenere questo tipo di documenti.

Aprire il men "File" e questa volta scegliere "Salva come HTML". Anche questa scelta  caratterizzata da tre punti: segno che  prevista l'apertura di una finestra
di dialogo; cosa che, se si dar INVIO, avverr puntualmente.

In realt potrebbero comparire due finestre: la prima  quella dell'assistente di Office che chiede se sono necessarie informazioni. Dato che sono presenti
i pulsanti SI e NO scegliamo, usando TAB, il pulsante NO e premiamo INVIO.

Possiamo cos esaminare la finestra di dialogo vera e propria che, possiamo notare subito, mostra il primo di quattro passaggi necessari all'esecuzione
di questa procedura. Infatti il titolo  "Autocomposizione Internet assistant passaggio 1 di 4".

Il sistema, per prima cosa, informa sul senso di questa procedura: "Questa autocomposizione converte i dati e i grafici di Microsoft Excel in pagine web
html". Il cursore  posizionato in un campo di editazione che indica l'intervallo: intervallo $A$1. Scorrendo col TAB, si troveranno vari pulsanti, tra cui
"Assistente", "Indietro" (al momento non disponibile), "Aggiungi", "Sposta", "Cancella" e "Avanti". sulla sinistra si vede un piccolo segmentino di un
foglio excel dove nelle colonne B, C e D e nelle righe dalla 2 alla 5, c' una specie di tabella vendite per area dove nella colonna C e D ci sono il nord
e il sud e poi sotto, nella colonna B nella riga quattro c' settembre, e i dati di settembre nel nord, i dati di settembre nel sud, nella riga 5 ottobre
dati di ottobre nel nord e dati di ottobre nel sud. Questa ha la tipica forma di una tabella fatta in Excel. Sulla destra si vede invece vendite dettaglio,
e poi ancora una tabella cos come verrebbe presentata in HTML. Pi sotto  indicato "Ultimo aggiornamento "e un'eventuale indirizzo e-mail. Qui una freccia
verde fa vedere come questo programma di autocomposizione consente di passare dalla prima tabella di Microsoft Excel alla seconda tabella HTML.

Scegliamo pure "Avanti" utilizzando TAB. Compare il secondo passaggio. Troviamo l'indicazione "L'autocomposizione Internet assistant pu convertire i dati
selezionati in due modi differenti". Il primo, selezionato,  "Crea un documento HTML autonomo che contenga i dati formattati, verranno creati la tabella,
l'intestazione e il pi di pagina"; l'altro indica "Inserisce i dati convertiti in un file HTML esistente (solo tabella)". Lasciamo anche questa scelta
cos come ci viene proposta e scegliamo ancora il pulsante "Avanti".

Arriviamo cos al terzo passaggio, dove troviamo l'indicazione "Immettere l'intestazione e il pi di pagina desiderati". Il campo in cui dovremmo essere
posizionati  "Titolo" in cui viene proposto cartel1; scorrendo sempre con TAB, troviamo "Intestazione" dove  indicato "Foglio1"; ancora, "Descrizione"
in cui  possibile inserire una descrizione. Poi possiamo attivare, adesso dovrebbe essere disattivata, la casella "Inserisci una riga orizzontale prima
dei dati convertiti"; poi l'indicazione "Dati convertiti, tabella e grafici verranno visualizzati qui". poi sotto posso spuntare, qui non lo , "Inserisci
una riga orizzontale dopo i dati convertiti". Ancora, viene indicata la data di ultimo aggiornamento: il sistema suggerisce la data del giorno. Nel campo
successivo  possibile indicare l'utente che ha fatto l'aggiornamento, e in quello che segue potremmo immettere un indirizzo di posta elettronica. Scegliamo
ancora "Avanti" per raggiungere l'ultima finestra.

La prima richiesta  "Quale tabella codici utilizzare per la pagina WEB"? Quella proposta  "Stati Uniti/Europa centrale", ma utilizzando freccia gi potremmo
trovare greca, turca, baltica, stati uniti ms-dos, multilingue ms-dos, greca, ecc. L'altra richiesta : "Come si desidera salvare la pagina WEB HTML"?
Qui si pu scegliere fra "salva il risultato come file HTML", che  la scelta di default, o "Aggiungi il risultato a Front Page WEB", che non  selezionato.
Infine  possibile immettere il nome, completo di percorso, del file da salvare. Se la cartella proposta non  quella che si desidera, si pu usare il pulsante
"Sfoglia" per cercarla.

Siamo cos arrivati alla fine, e infatti viene attivato il pulsante "Fine". Non concludiamo questo salvataggio, anche perch non abbiamo scritto nulla nella
nostra cartella di lavoro.

Bene, con questo ho descritto tutto quanto mi ero prefisso. Possiamo quindi premere ESC per annullare l'operazione.

Con questo argomento abbiamo concluso la prima lezione. Premiamo pure ALT + F4 per chiudere Excel e, alla domanda se vuoi salvare le modifiche a Cartel1, rispondere
no selezionando il pulsante con TAB.

Giuseppe Servidio
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